BAB 1, SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI

Penggunaan sistem informasi untuk menambah nilai pada sebuah organisasi sangat dipengaruhi oleh struktur organisasi, budaya, serta perubahannya itu sendiri. 

Organisasi menggunakan sistem informasi untuk membantu tujuan mereka. Karena sistem informasi memang biasanya didesain untuk meningkatkan produktivitas, organisasi seharusnya mencari cara untuk membuat sebuah sistem yang dapat berpengaruh pada produktivitas. 

Organisasi merupakan kumpulan orang beserta sumber yang lain yang saling bekerjasama untuk dapat memenuhi sebuah tujuan. Tujuan utama dari organisasi profit adalah untuk meningkatkan sebuah nilai. Organisasi non-profit, seperti kelompok sosial, kelompok agama, universitas, dan organisasi lainnya tidak menjadikan profit sebagai tujuan utama mereka. 

Organisasi merupakan sebuah sistem dengan sebuah input, sebuah mekanisme transformasi, serta sebuah output. Proses penambahan nilai meningkatkan nilai dari berbagai input yang pada akhirnya akan menjadi sebuah tujuan akhir (output) dari sebuah organisasi. Proses ini merupakan sebuah rangkaian aktivitas yang meliputi pengantaran logistik, gudang serta tempat penyimpanan, produksi, penyimpanan produksi yang telah selesai, pengiriman logistik, pemasaran dan penjualan, serta pelayanan konsumen. 

Struktur organisasi mengacu pada bagaimana unit-unit organisasi saling berhubungan dalam membentuk organisasi itu secara menyeluruh. Beberapa struktur organisasi dasar meliputi tradisional, proyek, sebuah tim, dan virtual. Struktur organisasi virtual mempekerjakan perorangan, grup, ataupun kelompok bisnis yang lengkap dalam area distribusi geografis. Hal tersebut melibatkan orang dari negara-negara yang berbeda yang beroperasi dalam zona waktu serta budaya yang berbeda. 

Budaya organisasi terdiri dari pengertian dan asumsi tentang sebuah bisnis, perusahaan, ataupun sebuah organisasi. Perubahan organisasi mengatur tentang bagaimana sebuah organisasi profit maupun non profit direncanakan, diimplementasikan, serta dalam mengatasi perubahan. Perubahan dapat disebabkan oleh faktor dari dalam maupun luar. Tahapan dari perubahan model, yaitu unfreezing, moving, dan refreezing. Mengacu pada konsep pembelajaran organisasi, organisasi beradaptasi ke kondisi yang baru atau perubahan praktek secara berkala.

Karena sistem informasi begitu penting, sebuah bisnis haruslah yakin bahwa peningkatan atau sebuah sistem yang benar-benar baru dapat membantu mereka untuk menurunkan biaya, meningkatkan pendapatan, meningkatkan servis, atau mendapatkan keuntungan yang bersifat kompetitif. 

Proses mendesain ulang sebuah bisnis meliputi mendesain ulang proses secara radikal, struktur organisasi, sistem informasi, dan nilai dari sebuah organisasi untuk meraih kesuksesan sebagai hasilnya. Pengembangan yang berkelanjutan dalam proses bisnis dapat menambah nilai dalam produksi dan kinerja. 

Peningkatan teknologi digunakan di keseluruhan organisasi yang berfungsi untuk penyebaran teknologi, pemasukan, serta penerimaan.  Penyebaran teknologi merupakan sebuah ukuran seberapa luaskah pemakaian teknologi dalam sebuah organisasi. Pemasukan teknologi merupakan tingkatan dimana teknologi diterapkan dalam sebuah area atau departemen. Kepuasan dari pengguna dalam menggunakan sistem komputer dan informasi mengacu pada kualitas dari sistem itu sendiri serta hasil dari sebuah informasi. Technology Acceptance Model (TAM) menyelidiki faktor-faktor, seperti persepsi akan sebuah kegunaan teknologi, kemudahan dalam penggunaan teknologi, kualitas dari sistem informasi, dan dukungan organisasi dalam penggunaan sistem informasi untuk memprediksi penggunaan IS serta kinerjanya.

Kualitas manajemen secara keseluruhan terdiri dari kumpulan pendekatan, alat, serta teknik untuk membantu perkembangan sebuah komitmen untuk kualitas sebuah organinsasi. Six Sigma sering digunakan dalam kontrol kualitas. Ini mengacu pada statistik, yaitu produk dan servis akan bertemu pada standar kualitas pada 99.9997 persen.

Outsourcing meliputi kontrak dengan pekerja profesional dari luar untuk kebutuhan bisnis yang spesifik. Langkah ini membuat sebuah perusahaan untuk lebih fokus pada inti bisnisnya, serta menargetkan sumber daya yang terbatas demi tujuan awalnya. Downsizing meliputi pengurangan jumlah pegawai untuk mengurangi pengeluaran gaji, namun hal ini dapat menghasilkan dampak yang tidak diharapkan.

Kelebihan secara kompetitif biasanya terdapat pada produk atau servis yang memiliki nilai yang paling besar bagi konsumen dan tidak tersedia dari kompetitor yang lain. Five-forces model yang merupakan faktor penunjang sebuah perusahaan untuk memiliki kelebihan kompetitif: the rivalry among existing competitors, ancaman dari pendatang baru dalam pasar, ancaman dari pengganti sebuah produk atau servis, kekuatan penawaran dari pembeli, dan kekuatan penawaran dari suplier. Strategi untuk menggunakan faktor-faktor tersebut demi mendapatkan kelebihan kompetitif meliputi nilai kepemimpinan, perbedaan, niche strategy, mengubah struktur organisasi, membuat produk serta servis yang baru, meningkatkan produk serta servis yang sudah ada, serta strategi lainnya.

Mengembangkan sistem informasi serta mengontrol produktivitas merupakan elemen kunci bagi sebagian besar organisasi. Ukuran yang berguna dari sebuah nilai IS project adalah return on investment (ROI). Ukuran ini menyatakan bahwa profit tambahan menghasilkan persentasi dari sebuah investasi dalam IS technology. Total cost of ownership (TCO) bisa juga menjadi ukuran yang berguna. 

Kerja sama diantara bisnis manajer dan personil IS merupakan kunci untuk membuka potensi dari sistem yang baru.

Personil sistem informasi biasanya bekerja dalam departemen IS yang mempekerjakan pegawai kepala informasi, kepala teknologi, sistem analis, programmer komputer, operator komputer, dan personil lainnya.Pegawai Kepala Informasi (CIO) menggunakan perlengkapan departemen IS beserta personilnya untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Kepala teknologi biasanya bekerja dibawah CIO dan memiliki spesialisasi dalam bidang perangkat keras dan yang berhubungan dengan peralatan serta teknologi. Sistem analis membantu user memberi petunjuk output apa yang mereka butuhkan dari sebuah sistem dan membangun rencana yang dibutuhkan untuk membuat program yang dibutuhkan untuk memproduksi output tersebut. Sistem analis selanjutnya bekerja sama dengan satu atau lebih programmer untuk memastikan program yang dibutuhkan telah dibeli atau dimodifikasi dari program yang sudah ada atau sedang dikembangkan. Tanggung jawab utama dari seorang programmer komputer adalah untuk menggunakan rencana yang telah dibuat oleh sistem analisj untuk membangun atau mengadaptasi satu atau lebih program komputer yang akan menghasilkan output yang diinginkan. 

Operator komputer bertanggung jawab dalam memulai, memberhentikan dan memperbaiki mainframe dari sebuah sistem operasi, jaringan, tape drives, disk devices, printer, dan sebagainya. LAN admin membangun dan memanajemen jaringan perangkat keras, perangkat lunak, serta proses keamanan. Personil yang terlatih juga dibutuhkan untuk membangun dan mengatur situs internet perusahaan, yang meliputi strategi internet, sistem pengembangan internet, programmer internet,dan operator website. Personil sistem operasi juga bisa membantu fungsi dari departemen lainnya. 

Dalam penambahan kemampuan teknis, personil IS membutuhkan kemampuan dalam menulis serta berkomunikasi secara verbal, pemahaman organisasi dan cara mereka beroperasi, serta kemampuan untuk bekerja dengan orang lain (user). Secara umum, personil IS ditugaskan untuk mempertahankan perspektif perusahaan secara umum. 

Selain bekerja untuk departemen IS dalam suatu organisasi, personil IS juga dapat bekerja sebagai konsultan perusahaan besar, seperti Accenture, IBM, EDS, dan lainnya. Mengembangkan atau menjual produk untuk perangkat keras atau perangkat lunak dari suatu vendir juga merupakan kesempatan karir yang lainnya bagi seorang personil IS.